Aceste standarde respectă prevederile Ordinului ministrului finanţelor publice (publicat în MO din 28 iulie 2005) şi specificul Institutului de Ştiinţe ale Educaţiei (ISE) ca institut de cercetare cu profil educaţional. Aceste standarde au fost elaborate de conducerea colectivă şi aprobate de Consiliul de Administraţie al ISE. Ele ţin cont şi de cadrul etic al cercetării elaborat de UE, de Statutul cercetătorului din România şi de recomandările Asociaţiei Naţionale a Ştiinţelor Educaţiei din România.
1. Etica şi deontologia profesională
Prin însăşi statutul său, cercetătorul în ştiinţele educaţiei trebuie să fie un model de conduită. Din acest motiv, Regulamentul de Organizare şi Funcţionare (ROF) stipulează clar clauza eticii şi integrităţii. De asemenea, salariaţii ISE au acces la documentele oficiale care stipulează condiţiile de control preventiv, normele morale ale conducerii colective şi calitatea relaţiilor dintre angajaţi. Mai mult, o echipă a ISE a elaborat un Cod etic al profesiunii didactice care a fost transmis spre analiză conducerii MECT.
2. Atribuţii, funcţii, sarcini
Angajaţii ISE au în permanenţă acces la documentele strategice ale instituţiei (afişate la avizierul ISE), respectiv misiunea, ROF ul şi organigrama. Fişa postului a fost completată la timp, discutată cu fiecare salariat şi actualizată în funcţie de evoluţiile profesionale şi organizaţionale din 2007.
3. Competenţa şi performanţa
Ocuparea posturilor şi promovarea se face în conformitate cu Statutul cercetării, care prevede condiţii clare de profesionalism, vechime şi performanţă. Aceste condiţii sunt cunoscute de tot personalul care beneficiază de informaţii şi asistenţă juridică din partea personalului administrativ. Angajarea şi promovarea se face nu numai în funcţie de diplome, ci şi de performanţele dovedite în cadrul concursurilor (probă generală de cunoştinţe pedagogice, probă de specialitate, test de limbi străine, examen de cunoştinţe administrative, după caz) şi de rezultatele concrete obţinute (lucrări publicate, proiecte, granturi de cercetare, activităţi de formare). Fiecare examen de angajare / promovare este precedat de descrierea concretă a competenţelor solicitate. Aceeaşi abordare centrată pe competenţe este practicată şi pentru personalul administrativ şi financiar contabil, la care se aplică, în plus, şi o testare a cunoştinţelor juridice, de management financiar şi a deprinderilor profesionale (ex. conducători auto, instalatori, tehnicieni).
4. Funcţii sensibile
Pentru funcţiile sensibile (întreţinerea instalaţiei de încălzire, portarii) există un sistem de rotaţie a personalului de specialitate, astfel încât să se asigure egalitatea condiţiilor şi dozarea echitabilă a efortului.
5. Delegarea
Delegarea de competenţe se face ierarhic, conform organigramei ISE. Limitele delegării de competenţe sunt precizate în fişa postului, astfel încât gradul de responsabilitate să fie mai mare pe măsura funcţiei de conducere. Indiferent de condiţii (concedii, participare la evenimente din exteriorul locaţiei ISE), există o permanenţă a conducerii, atât ştiinţifice cât şi administrative şi financiar contabile.
6. Structura organizatorică
ISE funcţionează pe baza unei organigrame aprobate de Consiliul de Administraţie, parte a ROF. Organizarea ISE este conformă cu Legea cercetării şi cu Statutul cercetătorului, se realizează pe unităţi specifice (laboratoare de cercetare) şi pe proiecte. Fiecare şef de laborator este membru al Consiliului de Administraţie. La rândul său, şeful de laborator organizează reuniuni săptămânale cu membrii laboratorului. Cu aceste ocazii, fiecare cercetător şi şef de laborator raportează privind realizarea obiectivelor şi dificultăţile întâmpinate. Lunar, unul dintre directorii ISE participă la reuniunile laboratoarelor. Pentru fiecare decizie (discutată de altfel în Consiliul de Administraţie), se realizează comunicări scrise, sub formă de notificări, decizii sau reglementări. La 4 ani se organizează Adunarea Generală a Salariaţilor ISE, care este informată de realizarea obiectivelor şi este solicitată să formuleze propuneri pentru activitatea din anul care urmează. În plus, la încheierea fiecărui an, ISE realizează un raport amănunţit (aproximativ 100 de pagini) care se prezintă Secretarului General al MECT.
7. Obiective
Aşa cum rezultă din planul de dezvoltare, ISE şi a formulat obiective precise, definite cu ajutorul unor indicatori de performanţă. Aceste obiective sunt conforme cu misiunea ISE definită prin Legea învăţământului nr. 84 din 1995, republicată în 1999. Există obiective generale, realizate de întreg institutul sub forma unor activităţi transversale de interes naţional şi obiective specifice, realizate prin proiecte punctuale şi prin activităţi specifice fiecărei unităţi de cercetare.
8. Planificarea
Planificarea activităţii ISE se face pe proiecte elaborate de manageri, după consultarea personalului de cercetare din unităţile interesate. Aceste proiecte respectă metodologia standard (ex. Project Cycle Management al UE), sunt discutate în luna ianuarie a fiecărui an şi aprobate de Consiliul de Administraţie. Alegerea temelor respective se face în funcţie de priorităţile politicilor educaţionale din România, de interesul public şi de agenda UE privind dezvoltarea resurselor umane (ex. Strategia Lisabona, Procesul Copenhaga).
Planul tematic de cercetare al ISE a fost aprobat de conducerea MECT pentru patru ani, însă funcţionează pe bază de planuri anuale gestionate de Consiliul de Administraţie al ISE. Fiecare proiect de cercetare este tematic şi precizează obiectivele specifice, resursele alocate, termenele şi rezultatele aşteptate.
9. Coordonarea
Conform Statutului cercetării, în ISE există o coordonare ştiinţifică (realizată de cercetătorii cu grade profesionale superioare şi de managerii de proiecte), care vizează coerenţa tematică şi profesională, şi o coordonare managerială, asigurată de directori, de secretarul ştiinţific şi de şefii de laboratoare, care se întâlnesc săptămânal, de regulă, în cadrul Consiliului de Administraţie. În plus, conform Legii cercetării, de câte ori este cazul (cu o frecvenţă periodică, în afara şedinţelor Consiliului de Administraţie), funcţionează Consiliul de Conducere, format din directori, secretarul ştiinţific şi şeful contabil.
10. Monitorizarea performanţelor
Atât în planul de dezvoltare al ISE, cât şi în cadrul fiecărui proiect, se prevăd indicatori concreţi de performanţă. Aceştia pot fi observabili şi măsurabili, fiind definiţi în formă cantitativă. Evaluarea acestor performanţe se face atât pe bază de criterii ştiinţifice (pertinenţă, creativitate, probitate, aplicabilitate), cât şi în funcţie de criterii economice şi manageriale (eficienţă, eficacitate, randament). În general, analiza performanţelor se face după metoda cost / beneficiu, astfel încât produsele să nu se facă prin cheltuieli care depăşesc posibilităţile ISE (în general, peste tot în lume, cercetarea este costisitoare, astfel încât interesul este să se obţină beneficii maxime cu cheltuieli minime). În unele cazuri, dat fiind specificul investiţiei în cercetare, rezultatele nu se pot evalua imediat, în acelaşi an sau chiar după 2 3 ani. Au fost cazuri în care rezultatele ISE au putut fi valorificate după 5 10 ani de intenţie: de exemplu, competenţele actuale în domeniul curriculumului (valorificat de diverse instituţii publice precum CNC, ISE sau CCD uri) sunt rezultatul investiţiei pe care ISE a făcut o la sfârşitul anilor ’90 în cercetarea curriculară. Acelaşi efect pe termen lung se remarcă şi în cazul altor proiecte ale ISE, aşa cum sunt cercetarea privind indicatorii statistici, formarea bazată pe competenţe, consilierea şcolară, dimensiunea europeană, educaţia interculturală, managementul calităţii.
11. Managementul riscului
Există o dublă monitorizare a factorilor de risc: prin evaluări punctuale (ex. reuniunile săptămânale ale Consiliului de Administraţie şi al laboratoarelor), prin evaluări semestriale, prin rapoarte asupra realizării planului de activitate, prezentate Consiliului Ştiinţific (care se întâlneşte, convocat de director, de câte ori este nevoie).
12. Informarea
În ISE funcţionează trei canale de informaţie: pe cale administrativă (ex. rezultatele discuţiilor în Consiliul de Administraţie se comunică laboratoarelor, de către şefii de unitate), prin avizierul accesibil întregului personal (ex. anunţuri de concursuri, manifestări ştiinţifice, burse de studii, granturi de cercetare) şi on line (ex. prin site ul ISE şi lista colectivă de e-mail).
13. Comunicarea
Pentru comunicarea internă, ISE foloseşte instrumentele administrative (scrisori circulare, notificări, decizii) şi ştiinţifice (referate, recenzii, rapoarte de evaluare, adnotări bibliografice). Pentru comunicarea externă, se recurge la rapoarte tehnice (în majoritatea cazurilor, publicate în tiraj de 200 500 exemplare), studii, monografii şi suporturi pedagogice. De asemenea, ISE publică două reviste de specialitate, respectiv „Revista de pedagogie” şi „Revista învăţământului preşcolar”. Pentru comunicarea administrativă externă, în toate cazurile de transmitere de publicaţii, rapoarte sau ghiduri metodologice, se recurge la scrisori oficiale de însoţire. Pentru chestiuni curente de management în relaţie cu MECT sau cu alte instituţii publice, se foloseşte comunicarea oficială scrisă (înregistrată cu număr de ieşire şi de intrare).
14. Corespondenţa şi arhivarea
Corespondenţa ISE este înregistrată la Secretariat, care păstrează evidenţa pe toată perioada 1990 2007. Arhiva ISE este depozitată într un spaţiu adecvat, amenajat ca atare, gestionat de un administrator. În exterior, modalitatea cea mai frecventă de comunicare este poşta electronică, la care are acces fiecare angajat al ISE. Dat fiind însă specificul ISE, se recurge frecvent şi la comunicarea prin curier obişnuit, în special pentru transmiterea de manuale, reviste, cărţi, teste pedagogice.
15. Actualizarea obiectivelor
Premisele de lucru şi fundamentarea fiecărui proiect sunt realizate prin consens şi se actualizează permanent (îndeosebi în ce priveşte conţinuturile). Termenele şi rezultatele sunt însă respectate, astfel încât să se aplice principiul ”fermitatea scopurilor, flexibilitatea mijloacelor”. În cazuri de forţă majoră (ex. solicitarea unor lucrări de către MECT, care nu a fost cuprinsă în planul iniţial de cercetare), se realizează modificări ale calendarului de lucrări, cu aprobarea Consiliului de Administraţie, însă în interiorul termenului general al planificării pe doi ani. De exemplu, datorită unei solicitări neprevăzute adresate unei echipe de cercetare de către MECT, termenul de predare a lucrării finale pe 2006 a fost raportat pentru ianuarie 2007, cu acordul tuturor părţilor.
16. Semnalarea neregulilor
În cazuri de litigii (ex. situaţii de indisciplină, semnalarea unei situaţii de incompatibilitate profesională), Consiliul de Administraţie numeşte pe termen limitat o comisie de anchetă (care raportează în prezenţa persoanei incriminate, în cadrul Consiliului de Administraţie) sau solicită un raport scris din partea şefului de unitate şi a persoanei în cauză, pe care îl trimite spre analiză Comisiei de etică a ISE. Orice situaţie de litigiu, înainte de a fi judecată în Consiliul de Administraţie, face obiectul unei cercetări în cauză.
17. Proceduri
Conţinutul activităţii ISE se realizează în primul rând prin proiecte sau activităţi ştiinţifice de profil (simpozioane, anchete în teren, activităţi de formare, dezbateri publice). În aceste context, în care partea vizibilă este în primul rând activitatea ştiinţifică, procedurile sunt încorporate în managementul proiectelor şi în managementul instituţional, în ROF şi în organigramă, în fişele posturilor şi în competenţele specifice fiecărui post. Acest sistem complex de relaţii ştiinţifice şi administrative asigură coerenţa activităţilor şi interdependenţa dintre personalul de cercetare şi cel administrativ, financiar şi contabil.
Pentru procedurile specifice compartimentelor anexăm procedurile specifice.
18. Separarea atribuţiilor
În conformitate cu legislaţia în vigoare, elementele operaţionale şi financiare ale fiecărei activităţi sunt efectuate de persoane independente una faţă de alta (de exemplu, în cadrul Serviciului Financiar Contabil).
19. Supravegherea
Evidenţa controalelor de supraveghere, în special pe linie administrativă, se face în conformitate cu procedurile definite la punctul 17 şi se consemnează în rapoarte care se prezintă Consiliului de Administraţie.
Munca fiecărui salariat este evaluată sistematic în cadrul unităţilor de cercetare / administrative şi se comunică prompt persoanelor în cauză.
Ca institut de cercetare, centrat pe produse observabile şi măsurabile (publicaţii, reuniuni tematice, consultaţii pentru instituţii publice, materiale pedagogice, rapoarte tehnice), ISE dă o mare importanţă controlului produselor şi realizării acestora la standarde de calitate şi la timp. Pe parcursul realizării proiectelor, supravegherea / controlul au îndeobşte un caracter formativ, în sensul că persoanele care controlează (având de obicei grade academice superioare) contribuie direct la ameliorarea proceselor de dezvoltare şi la corectarea din timp a eventualelor abateri de la obiectivele stabilite.
Rezultatele acestui demers de evaluare formativă sunt comunicate sistematic şi prompt Consiliului de Administraţie care este în măsură să adopte măsuri adecvate, la momentul oportun.
20. Gestionarea abaterilor
În orice organizaţie socială pot interveni conflicte, puncte deosebite de vedere şi chiar abateri de la normele publice de conduită.
Rezolvarea acestor situaţii se face cu promptitudine astfel încât acestea să nu se transforme în dispute pe termen lung şi în factori de risc ai planului de dezvoltare.
In domeniul financiar-contabil şi administrativ, când există dileme de interpretare a unor acte legislative, se consultă serviciile de specialitate din MECT care au experienţă mai multă şi capacitate de decizie.
Aceste consultări trebuie să intervină regulat, mai ales ţinând cont de schimbările care au intervenit în ultimii ani ca urmare a aplicării acquis-urilor, descentralizării şi introducerii noii legislaţii a cercetării.
In orice caz, compartimentele respective nu adoptă decizii de abatere de la proceduri fără informarea forurilor tutelare şi a Consiliului de Administraţie al ISE.
Angajatorul dispune aplicarea sancţiunii disciplinare printr-o decizie emisă în formă scrisă, în termen de 30 de zile calendaristice de la data luării la cunoştinţă despre săvârşirea abaterii disciplinare, dar nu mai târziu de 6 luni de la data săvârşirii faptei.
Decizia de sancţionare se comunică salariatului în cel mult 5 zile calendaristice de la data emiterii şi produce efecte de la data comunicării. Comunicarea se predă personal salariatului, cu semnătură de primire, ori, în caz de refuz al primirii, prin scrisoare recomandată, la domiciliul sau reşedinţa acestuia.
Decizia de sancţionare poate fi contestată de salariat la instanţele judecătoreşti completate în termen de 30 de zile calendaristice de la data comunicării.
21. Continuitatea activităţii
Indiferent de situaţie, fiecare unitate a ISE are asigurată permanenţa. În orice moment, Secretariatul ISE, permanenţa unităţilor şi conducerea sunt informate despre activităţile realizate de personalul ISE. Măsuri speciale de asigurare a continuităţii sunt luate pe timp de iarnă (instalaţia de încălzire), vacanţe şi sărbători legale (permanenţa pazei) şi a instalaţiilor electronice. Înlocuirea generaţiilor se face constant, astfel încât media de vârstă a personalului ISE este de 34 de ani.
22. Strategii de control
Controlul intern vizează toate activităţile, unităţile şi instanţele. El se face periodic, fie selectiv (prin sondaj) fie centrat pe probleme de rezolvat (îndeosebi privind realizarea obiectivelor într-un anumit sector, nevoia de informaţii suplimentare, situaţii conflictuale).
23. Accesul la resurse
Accesul la resursele financiare se face conform legii, prin alocări bugetare şi utilizarea lor conform prevederilor. Accesul la bază materială (bibliotecă, clădire, laboratoare) este echitabil, în funcţie de interesele şi nevoile specifice ale salariaţilor. Nu există practici discriminatorii sau de defavorizare. ISE nu este deţinător de informaţie secretă, astfel încât toate datele de cercetare sunt publice, fiind larg accesibile.
24. Verificarea şi evaluarea controlului
Directorul şi Consiliul de Conducere verifică în permanenţă modalităţile şi efectele controlului intern, pe obiective şi probleme specifice: realizarea obiectivelor şi respectarea termenelor, folosirea bazei materiale, dezvoltarea resurselor umane, prezenţa, valorificarea rezultatelor cercetării. În caz de disfuncţii, problemele constatate se supun analizei în Consiliul de Administraţie, care decide asupra măsurilor. Evaluarea eficacităţii controlului se face global (pe instituţie), pe unităţi şi pe proiecte.
25. Auditul intern
ISE are acces la structurile şi competenţele de audit ale MECT.
Aprobat,
Consiliul de Administraţie:
Numele membrilor Consiliului de Administraţie:
Dir. Bîrzea Cezar
Dir. adj. Jigău Mihai
Cerkez Matei
Dinu Mihaela
Tănase Ana
Jigău Mihaela
Iosifescu Şerban
Muscă Angelica
Singer Mihaela
Velea Simona